Техническое задание: AI Task Manager Bot

Версия для заказчика

AI-агент для управления задачами сотрудников через Telegram с обработкой голосовых сообщений

1. Общее описание продукта

Telegram-бот, который:

Принимает голосовые сообщения от руководителя
Транскрибирует голос в текст (OpenAI Whisper API)
Анализирует текст и формулирует структурированные задачи (GPT-4o)
Отправляет задачи сотрудникам в личные Telegram-аккаунты
Предоставляет интерфейс управления задачами (статусы, дедлайны, прогресс)
Напоминает сотрудникам о задачах с настраиваемой периодичностью
Трекает результаты выполнения

1.1. Расширенный роудмап: тонкости и подводные камни по каждому пункту

🎤 Пункт 1. Приём голосовых сообщений

Что реализуем: Бот принимает голосовые сообщения только от руководителя (фильтр по Telegram ID). Аудио скачивается через Telegram Bot API и передаётся далее на транскрипцию.

Тонкости:

Telegram передаёт голосовые в формате OGG/Opus — этот формат напрямую поддерживается Whisper API, конвертация не нужна
Голосовые до 20 МБ (~30 мин) — укладываемся в лимит Whisper (25 МБ)
Бот должен показать индикатор «печатает…» (send_chat_action) пока идёт обработка, иначе пользователь не поймёт, что происходит

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🔴 Таймаут скачивания	Большие файлы могут скачиваться медленно	Добавить retry-логику с таймаутом 30 сек
🟡 Фоновый шум	Голосовое на улице / в машине → плохое распознавание	Предупреждать руководителя при низком качестве, Whisper `prompt` помогает
🟡 Не голосовое	Пользователь может отправить аудио-файл вместо голосового	Обрабатывать оба типа: `filters.VOICE` и `filters.AUDIO`

📝 Пункт 2. Транскрипция голоса в текст

Что реализуем: Отправка OGG-аудио в OpenAI Whisper API (model="whisper-1", language="ru"), получение текста.

Тонкости:

Параметр language="ru" обязателен — без него Whisper может определить язык неправильно (особенно при коротких командах)
Параметр prompt улучшает качество: передать туда типичные имена сотрудников и термины бизнеса
Whisper возвращает текст без пунктуации и заглавных букв в некоторых случаях — GPT-4o на следующем шаге нормализует

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🔴 Имена искажаются	Whisper может транскрибировать «Серёга» как «Серёга», «Серега», «Сирёга»	Передать имена сотрудников в поле `prompt` Whisper
🟡 Длинные голосовые	>5 минут — качество падает, модель «забывает» начало	Разбить файл на чанки по 3 мин, транскрибировать отдельно, склеить
🟡 Технические термины	Специфические слова бизнеса распознаются неточно	Добавить словарь терминов в `prompt`
🟢 Стоимость	$0.006/мин — контролируемая, но нужен мониторинг	Логировать длительность каждого голосового

🧠 Пункт 3. Анализ текста и формулировка задач

Что реализуем: GPT-4o с Structured Outputs получает транскрипцию + список сотрудников и возвращает типизированный список задач (Pydantic-модель).

Тонкости:

Structured Outputs — это не function calling, а отдельный режим. Ответ гарантированно соответствует Pydantic-схеме — не нужно парсить JSON вручную
Текущая дата передаётся в промпт, чтобы GPT корректно интерпретировал «завтра», «в пятницу», «через неделю»
Список сотрудников передаётся из Firestore, чтобы GPT сопоставлял имена из голосового с реальными записями

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🔴 Неверное сопоставление имён	«Серёга» может не сопоставиться с «Сергей Иванов»	Поле `name_aliases` в документе сотрудника + передать все варианты в промпт
🔴 Галлюцинации в дедлайнах	GPT может «придумать» дедлайн, который не был озвучен	Валидация: если дедлайн в прошлом — отвергнуть, показать руководителю для подтверждения
🟡 Одна задача на несколько человек	«Серёга и Вася, подготовьте отчёт» → нужны 2 задачи	В промпте явно указать: «если задача для нескольких — создай отдельную для каждого»
🟡 Нечёткие задачи	«Ну вы там разберитесь» → GPT не знает кому и что	GPT ставит `assignee_name="Не указан"`, руководитель выбирает вручную
🟢 Refusal (отказ GPT)	GPT может отказаться парсить — например, нецензурная лексика	Обработка `message.refusal` — вежливое уведомление руководителю

📩 Пункт 4. Отправка задач сотрудникам

Что реализуем: После подтверждения руководителем каждая задача отправляется сотруднику в личный чат с ботом, с inline-кнопками для управления статусом.

Тонкости:

Сотрудник обязан первым написать боту /start — без этого Telegram Bot API не позволяет отправлять сообщения
При добавлении сотрудника /add_employee бот генерирует deep link: https://t.me/<bot>?start=register_<token>
Отправлять задачу с parse_mode="Markdown" для красивого форматирования

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🔴 Сотрудник не писал боту	Telegram API вернёт ошибку `Forbidden: bot was blocked by the user`	Обработать исключение, уведомить руководителя: «Сотрудник не активировал бот»
🔴 Сотрудник заблокировал бота	Аналогичная ошибка	Пометить сотрудника как `is_active=false`, уведомить руководителя
🟡 Markdown-спецсимволы	Если в задаче есть `_`, `*`, ` — Markdown сломается	Экранировать спецсимволы или использовать `parse_mode="HTML"`
🟡 Длинное описание	Telegram ограничивает сообщения до 4096 символов	Разбивать длинные задачи на несколько сообщений

📊 Пункт 5. Интерфейс управления задачами

Что реализуем: Команды для просмотра задач (/tasks, /my_tasks, /task <id>), фильтрация по статусу и сотруднику, inline-клавиатуры для обновления статусов.

Тонкости:

Жизненный цикл задачи: new → sent → acknowledged → in_progress → on_review → completed
Каждая смена статуса записывается в коллекцию task_updates — это полная история
Фильтрация через inline-кнопки удобнее, чем текстовые аргументы

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🟡 ID задач в Firestore	Автоматические ID в Firestore — длинные строки (20 символов)	Показывать пользователю короткий номер, хранить `task_number` — auto-increment счётчик
🟡 Callback data limit	Telegram ограничивает `callback_data` до 64 байт	Использовать короткие префиксы: `ack_`, `wip_`, `done_` + короткий ID
🟡 Устаревшие кнопки	Сотрудник нажимает кнопку на старом сообщении, статус уже другой	Проверять текущий статус перед обновлением, показать ошибку если устарел
🟢 Пагинация	Если >20 задач — список не помещается в одно сообщение	Реализовать постраничную навигацию inline-кнопками (« Назад / Вперёд »)

⏰ Пункт 6. Напоминания с настраиваемой периодичностью

Что реализуем: JobQueue проверяет каждый час все активные задачи. Если с момента последнего напоминания прошло reminder_interval_days дней — отправляем напоминание. Интервал настраивается для каждой задачи.

Тонкости:

По умолчанию reminder_interval_days = 2 (каждые 2 дня)
Руководитель может изменить интервал при создании или позже
Напоминание содержит: название задачи, описание, текущий статус, дней до дедлайна
last_reminder_at хранится в Firestore — переживает перезапуск бота

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🔴 JobQueue in-memory	При перезапуске бота все запланированные джобы теряются	Не хранить конкретные джобы — запускать один повторяющийся джоб-чекер, данные в Firestore
🟡 Назойливость	Слишком частые напоминания раздражают сотрудников	Минимальный интервал — 1 день, возможность сотруднику «отложить» напоминание
🟡 Часовые пояса	Напоминание в 3 ночи — плохо	Добавить `timezone` в профиль сотрудника, отправлять только в рабочие часы (9:00-18:00)
🟡 Дублирование	Два инстанса бота → двойные напоминания	Гарантировать один инстанс (Docker `restart: unless-stopped`, без масштабирования)
🟢 Эскалация	Задача просрочена на 3+ дня — руководитель не знает	Автоматическое уведомление руководителю при просрочке дедлайна

📈 Пункт 7. Трекинг результатов

Что реализуем: История всех изменений статусов (кто, когда, из какого в какой статус, с каким комментарием). Команда /stats для руководителя со сводной статистикой.

Тонкости:

Коллекция task_updates хранит каждое изменение — это audit log
/stats показывает: сколько задач в каждом статусе, средняя скорость выполнения, % просроченных
Сотрудник может отправить текстовый отчёт через /progress <id> <текст> — это сохраняется как task_update с комментарием

Подводные камни:

Проблема	Описание	Решение
🟡 Рост данных	`task_updates` растёт быстро при активном использовании	Firestore бесплатно хранит 1 ГБ (~500K документов), этого хватит на годы
🟡 Нет файловых вложений	Сотрудник не может приложить скриншот к отчёту	Фаза 2: принимать фото/документы, хранить `file_id` от Telegram
🟢 Аналитика	Руководитель хочет видеть тренды (ускоряется ли команда?)	Считать на лету: среднее время от `sent` до `completed` за неделю/месяц
🟢 Экспорт	Нужно выгрузить данные в Excel для отчёта	Фаза 2: команда `/export` → CSV-файл через `bot.send_document`

1.2. Интеграция с таск-трекером: визуальная доска задач

Сравнение вариантов

Критерий	YouGile	Trello	Jira	Notion
Язык интерфейса	✅ Русский	⚠️ English	⚠️ English	⚠️ English
Telegram-интеграция	✅ Встроенная	⚠️ Power-Up	❌ Нет	❌ Нет
Бесплатный план	✅ 10 юзеров, полный функционал	✅ 10 досок, безлимит карточек	✅ 10 юзеров	✅ Безлимит блоков (1 чел)
Python API	✅ REST + `yougile-api` (PyPI)	✅ REST + `py-trello`	✅ REST + `jira` (PyPI)	⚠️ REST, нет офиц. SDK
Простота API	🟢 Простой REST	🟢 Простой REST	🟡 Сложный	🟡 Средний
Kanban-доска	✅	✅	✅	⚠️ Поверх базы данных
Rate limit	50 req/мин	100 req/10сек	Tier-based	3 req/сек
Стоимость	$0 (до 10 чел)	$0 (до 10 досок)	$0 (до 10 чел)	$0 (1 чел)

✅ Рекомендация: YouGile

Почему YouGile — лучший выбор для данного проекта:

Русскоязычный интерфейс — руководитель и сотрудники видят доску на русском
Встроенная Telegram-интеграция — уведомления о задачах и дедлайнах прямо в Telegram, без доп. настроек
Бесплатно для 10 человек — полный функционал, без ограничений по доскам
Простой REST API — создание задач, перемещение по колонкам, комментарии через requests
Python-библиотека — yougile-api на PyPI, поддерживает pydantic
Kanban-доска — визуальное представление задач по статусам (колонки)

Архитектура интеграции

[Diagram]

Стратегия синхронизации

Событие	Firestore → YouGile	YouGile → Firestore
Создание задачи	✅ Бот создаёт карточку	❌ Не нужно
Смена статуса	✅ Бот перемещает карточку в колонку	⚠️ Фаза 2: webhook
Дедлайн	✅ Бот устанавливает дату	❌ Не нужно
Комментарий сотрудника	✅ Бот добавляет комментарий	❌ Не нужно

[!IMPORTANT] Firestore остаётся «единственным источником правды» (source of truth). YouGile — визуальная витрина. Все изменения идут через бота → Firestore → YouGile. Обратная синхронизация (YouGile → Firestore) — опциональна, в Фазе 2.

Маппинг колонок YouGile на статусы

Колонка YouGile	Статус Firestore	Цвет
📥 Новые	`new`, `sent`	Серый
👀 В работе	`acknowledged`, `in_progress`	Синий
📝 На проверке	`on_review`	Жёлтый
✅ Готово	`completed`	Зелёный
❌ Отменено	`cancelled`	Красный

Подводные камни интеграции

Проблема	Описание	Решение
🔴 Rate limit 50 req/мин	При массовом создании задач из длинного голосового	Батчить запросы, использовать очередь
🟡 Двухсторонняя синхронизация	Если кто-то переместит карточку в YouGile — Firestore не узнает	Фаза 1: только Firestore → YouGile. Фаза 2: webhook YouGile → бот
🟡 YouGile ID → Firestore	Нужно хранить ID карточки YouGile в документе задачи	Добавить поле `yougile_card_id` в коллекцию `tasks`
🟢 Доступ сотрудников к доске	Сотрудники должны быть добавлены в YouGile-проект	Автоматическое приглашение через API при `/add_employee`

2. Роли пользователей

Роль	Описание	Возможности
Руководитель	Единственный пользователь с полными правами	Голосовые, создание/удаление задач, просмотр всех задач и статистики
Сотрудник	Зарегистрированный в системе	Просмотр своих задач, обновление статусов, отправка отчётов

3. Выбор хранилища данных

Сравнительная таблица

Критерий	Google Firestore	Supabase	Airtable
Нужен SQL	❌ Нет	⚠️ Частично	❌ Нет
Python SDK	✅ Отличный (async)	✅ Хороший	⚠️ Базовый
Бесплатный план	✅ 50K чтений/день	✅ 500 МБ, 50K MAU	⚠️ 1000 строк
Визуальная консоль	✅ Firebase Console	✅ Dashboard	✅ Spreadsheet UI
Сложность интеграции	🟢 Простая	🟡 Средняя	🟡 Средняя
Реальное время	✅ Real-time listeners	✅ Real-time	❌ Нет
Rate limits	🟢 Щедрые	🟢 Щедрые	🔴 5 req/sec

✅ Рекомендация: Google Firestore

Не нужен SQL — данные хранятся как JSON-документы
Нативная async-поддержка — идеально работает с Telegram-ботом
Firebase Console — визуальный интерфейс для просмотра данных в браузере
Щедрый бесплатный план — 50K чтений, 20K записей, 20K удалений в день
Managed-сервис — не нужен свой сервер БД
Автоматическое масштабирование

4. Стек технологий

Компонент	Технология	Назначение
Язык	Python 3.11+	Основной язык разработки
Telegram Bot	python-telegram-bot 22.5	Обёртка над Telegram Bot API (async, встроенный JobQueue)
AI: Транскрипция	OpenAI Whisper API	Распознавание русской речи
AI: Анализ текста	OpenAI GPT-4o	Structured Outputs — типизированный разбор задач
Хранилище	Google Firestore	NoSQL документная БД (без SQL)
Конфигурация	pydantic-settings	Валидация переменных окружения

5. Архитектура системы

Структура проекта

ai-task-manager/
├── bot/
│   ├── main.py                 # Точка входа
│   ├── config.py               # Конфигурация
│   ├── handlers/               # Обработчики команд бота
│   │   ├── admin.py            # Хэндлеры руководителя
│   │   ├── employee.py         # Хэндлеры сотрудников
│   │   └── common.py           # Общие хэндлеры
│   ├── services/               # Бизнес-логика
│   │   ├── transcription.py    # Whisper API
│   │   ├── task_parser.py      # GPT-4o
│   │   ├── task_manager.py     # Управление задачами
│   │   └── reminder.py         # Напоминания
│   ├── firestore/              # Работа с БД
│   │   ├── client.py           # Инициализация Firestore
│   │   └── repositories.py     # CRUD-операции
│   └── utils/
│       └── formatters.py       # Форматирование сообщений
├── .env                        # Секреты (не коммитить)
├── requirements.txt
├── Dockerfile
└── docker-compose.yml

Диаграмма взаимодействия

[Diagram]

6. Структура данных в Firestore

Firestore хранит данные в виде коллекций (аналог таблиц) и документов (аналог строк). Каждый документ — JSON-объект.

Коллекция `employees`

Поле	Тип	Описание
`telegram_id`	number	Уникальный Telegram ID
`telegram_username`	string	@username
`full_name`	string	Полное имя
`name_aliases`	array	Варианты имени (для распознавания из голосового)
`is_active`	boolean	Активен ли сотрудник
`created_at`	timestamp	Дата добавления

Коллекция `tasks`

Поле	Тип	Описание
`title`	string	Заголовок задачи
`description`	string	Подробное описание
`status`	string	`new` → `sent` → `acknowledged` → `in_progress` → `on_review` → `completed` / `cancelled`
`priority`	string	`low`, `medium`, `high`, `urgent`
`assignee_id`	string	ID документа сотрудника
`assignee_name`	string	Имя сотрудника
`assignee_telegram_id`	number	Telegram ID сотрудника
`deadline`	timestamp	Дедлайн (опционально)
`reminder_interval_days`	number	Интервал напоминаний (дни)
`last_reminder_at`	timestamp	Когда последний раз напоминали
`original_voice_text`	string	Оригинальный текст из голосового
`created_at` / `updated_at`	timestamp	Даты создания/обновления

Коллекция `task_updates` (история)

Поле	Тип	Описание
`task_id`	string	ID задачи
`author_type`	string	`admin`, `employee`, `system`
`old_status` / `new_status`	string	Старый/новый статус
`comment`	string	Комментарий (опционально)
`created_at`	timestamp	Дата изменения

Схема связей

[Diagram]

7. Настройка Google Firestore (одноразово)

Перейти на Firebase Console
Создать новый проект (бесплатный план Spark)
Firestore Database → Create database → регион eur3 (Europe)
Project settings → Service accounts → Generate new private key
Скачать JSON-файл ключа сервисного аккаунта

[!TIP] Все данные можно просматривать и редактировать прямо в Firebase Console → Firestore Database. Это визуальный интерфейс — никакого SQL не нужно.

8. Обработка голосовых сообщений

Процесс:

Руководитель отправляет голосовое сообщение боту
Бот скачивает аудиофайл (формат OGG/Opus)
Аудио отправляется в Whisper API с параметром language="ru" для распознавания русской речи
Полученный текст передаётся в GPT-4o для структуризации

Технические ограничения:

Максимальный размер аудио: 25 МБ (Telegram-голосовые ≤ 20 МБ — укладываемся)
Параметр language="ru" критически важен для качества
Параметр prompt задаёт контекст и улучшает распознавание имён и терминов

9. Парсинг задач через GPT-4o

GPT-4o с технологией Structured Outputs гарантирует ответ строго по заданной схеме:

Что извлекается из голосового:

Поле	Описание
Имя исполнителя	Сопоставляется со списком сотрудников в БД
Заголовок задачи	Краткая формулировка (до 100 символов)
Описание	Подробное описание задачи
Дедлайн	Если упомянут (относительные даты преобразуются в абсолютные)
Приоритет	`urgent` при «срочно»/«немедленно», иначе по контексту

Поведение:

Одно голосовое может содержать несколько задач — все будут извлечены
Если имя сотрудника не указано — отмечается как «Не указан»
Список сотрудников передаётся в контекст GPT для точного сопоставления имён

10. Команды Telegram-бота

Руководитель

Команда	Описание
`/start`	Приветствие + регистрация как админ
`/add_employee <имя> <@username>`	Добавить сотрудника
`/remove_employee <@username>`	Удалить сотрудника
`/employees`	Список сотрудников
`/tasks`	Все задачи (фильтрация по статусу/сотруднику)
`/task <id>`	Детали конкретной задачи
`/cancel_task <id>`	Отменить задачу
`/stats`	Статистика по задачам
🎤 Голосовое сообщение	Создание задач из голосового

Сотрудник

Команда	Описание
`/start`	Регистрация в системе
`/my_tasks`	Мои текущие задачи
`/done <id>`	Отметить задачу выполненной
`/progress <id> <текст>`	Отправить отчёт о прогрессе

11. Inline-клавиатуры

Подтверждение задачи (руководитель)

После распознавания голосового руководитель получает карточку каждой задачи с кнопками:

Кнопка	Действие
✅ Отправить	Сохранить задачу и отправить сотруднику
✏️ Редактировать	Изменить формулировку задачи
❌ Отменить	Не создавать задачу
📅 Дедлайн	Изменить/установить дедлайн

Управление статусом (сотрудник)

При получении задачи или напоминания сотрудник видит кнопки:

Кнопка	Новый статус
👀 Принял	`acknowledged`
🔄 В работе	`in_progress`
📝 На проверке	`on_review`
✅ Готово	`completed`

12. Система напоминаний

Бот каждый час проверяет все активные задачи в Firestore
Для каждой задачи проверяется: прошло ли reminder_interval_days дней с последнего напоминания
Если да — сотруднику отправляется напоминание с информацией о задаче и оставшемся времени до дедлайна
Интервал напоминаний настраивается для каждой задачи отдельно (по умолчанию — 2 дня)
При перезапуске бота напоминания восстанавливаются автоматически (дата последнего напоминания хранится в Firestore)

13. Пайплайн обработки голосового

[Diagram]

14. Разграничение доступа

Механизм	Описание
Admin-only	Команды руководителя проверяют Telegram ID отправителя по `ADMIN_TELEGRAM_ID`
Registered employee	Команды сотрудников проверяют наличие записи в коллекции `employees`
Голосовые	Принимаются только от руководителя (фильтр по Telegram ID)

15. Конфигурация

Переменные окружения

Переменная	Описание	Пример
`TELEGRAM_BOT_TOKEN`	Токен бота от @BotFather	`123456:ABC-DEF...`
`ADMIN_TELEGRAM_ID`	Ваш Telegram ID	`123456789`
`OPENAI_API_KEY`	Ключ OpenAI API	`sk-...`
`GOOGLE_APPLICATION_CREDENTIALS`	Путь к файлу ключа Firebase	`firebase-service-account.json`
`DEFAULT_REMINDER_INTERVAL_DAYS`	Интервал напоминаний (дни)	`2`
`REMINDER_CHECK_INTERVAL_HOURS`	Частота проверки напоминаний (часы)	`1`

16. Деплой

Локальный запуск

Установить Python 3.11+
Создать виртуальное окружение и установить зависимости
Заполнить .env файл своими ключами
Запустить python -m bot.main

Docker (рекомендуется для продакшена)

Проект включает Dockerfile и docker-compose.yml для контейнеризации. Единственный внешний volume — файл ключа Firebase.

Варианты хостинга

Вариант	Стоимость/мес	Рекомендация
🏠 Локально	$0	Для тестирования
☁️ Timeweb Cloud	300-500 ₽	✅ Лучший для начала
🟡 Oracle Cloud Free	$0	Бесплатный VPS навсегда
🚂 Railway.app	$0-5	Простой деплой

17. Экономика затрат на реализацию и поддержку

17.1. Единоразовые затраты на разработку

Статья расходов	Оценка	Комментарий
AI-агент для разработки (см. таблицу ниже)	$0-250	Подписка на 1 месяц
Ваше время	8-13 дней	Основная «стоимость»
Telegram Bot (через @BotFather)	$0	Бесплатно
Firebase проект	$0	Бесплатный план Spark
OpenAI API (регистрация)	$5	Минимальное пополнение
Итого единоразово	$5-255	В зависимости от выбора AI-агента

Сравнение AI-агентов для разработки

AI-агент	Бесплатно	Базовый план	Продвинутый план	Рекомендация
OpenAI Codex	❌	$20/мес (ChatGPT Plus)	$200/мес (Pro)	🟡 Хорош для генерации кода, лимиты 30-150 сообщ/5ч
Claude Code	❌	$20/мес (Pro)	$100-200/мес (Max 5x-20x)	✅ Лучший для сложной архитектуры, терминальный доступ
Antigravity	✅ (Gemini 3 Pro, лимиты)	$20/мес (Pro)	$250/мес (Ultra)	✅ Есть бесплатный план, мультимодельный доступ
OpenClaw	✅ (open-source)	$0 + API-расходы	$0 + API-расходы	🟡 Бесплатный, но нужна настройка, расходы на API моделей

[!TIP] Рекомендация для данного проекта:

Бюджетный вариант: Antigravity Free + OpenClaw → $0 (только API-расходы ~$5-15 за проект)

Оптимальный: Claude Code Pro ($20/мес) или Antigravity Pro ($20/мес) → $20

Максимальный: Claude Code Max ($100-200/мес) → быстрее, но избыточно для данного проекта

17.2. Бесплатные квоты сервисов

Сервис	Бесплатная квота	Хватает для
Firestore	50K чтений + 20K записей / день	Команда до 50 человек
Firestore хранилище	1 ГБ	~500K документов задач
Telegram Bot API	Без ограничений	Любой объём

17.3. Ежемесячные расходы по сценариям

Whisper API ($0.006 / минута):

Сценарий	Голосовых/день	Минут/мес	Стоимость/мес
🟢 Малая команда (3-5 чел.)	2-3	~75	$0.45
🟡 Средняя команда (5-15 чел.)	5-8	~300	$1.80
🔴 Большая команда (15-30 чел.)	10-15	~750	$4.50

GPT-4o ($2.50/1M input, $10/1M output):

Сценарий	Запросов/мес	Стоимость/мес
🟢 Малая	~30	$0.23
🟡 Средняя	~100	$0.75
🔴 Большая	~300	$2.25

17.4. Сводная таблица

	🟢 Малая	🟡 Средняя	🔴 Большая
Whisper API	$0.45	$1.80	$4.50
GPT-4o API	$0.23	$0.75	$2.25
Firestore	$0	$0	$0
VPS (Timeweb)	$3	$3	$5
Итого/мес	~$3.70	~$5.55	~$11.75
Итого/год	~$44	~$67	~$141

[!TIP]

Оптимизация затрат

Oracle Cloud Free Tier → VPS = $0

GPT-4o-mini вместо GPT-4o → в 15 раз дешевле

Минимальный сценарий (Oracle + GPT-4o-mini): < $1/мес

17.5. Когда Firestore станет платным?

Firestore остаётся бесплатным на плане Spark. Переход на платный Blaze — только вручную.

Лимит	Бесплатно/день	Когда будет превышен
50K чтений	~2K/час	Маловероятно (~1000 просмотров/час)
20K записей	~830/час	Маловероятно (~400 задач/час)
1 ГБ хранилище	—	~500 000 задач, на годы вперёд

Вывод: для данного use-case Firestore остаётся бесплатным на неопределённое время.

18. Этапы разработки и план-график

18.1. Оценка трудозатрат по задачам

#	Задача	Оптим.	Реалист.	Пессим.	Зависимости
1	Инициализация проекта, структура, конфигурация	0.5 дн	1 дн	1 дн	—
2	Настройка Firebase проекта + Firestore клиент	0.5 дн	0.5 дн	1 дн	—
3	CRUD-операции Firestore (employees, tasks)	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#1, #2
4	Интеграция Whisper API (транскрипция)	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#1
5	Интеграция GPT-4o (парсинг задач)	0.5 дн	1 дн	2 дн	#1
6	Хэндлеры бота: /start, /help, /add_employee	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#3
7	Обработка голосового → создание задач	1 дн	1.5 дн	2 дн	#3, #4, #5
8	Inline-клавиатуры подтверждения задач	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#7
9	Отправка задач сотрудникам	0.5 дн	0.5 дн	1 дн	#8
10	Обновление статусов (inline-кнопки сотрудника)	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#9
11	История обновлений задач (task_updates)	0.5 дн	0.5 дн	1 дн	#10
12	Команды /tasks, /my_tasks, /stats + фильтрация	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#3
13	Система напоминаний (JobQueue)	0.5 дн	1 дн	2 дн	#3, #9
14	Уведомления о просроченных дедлайнах	0.5 дн	0.5 дн	1 дн	#13
15	Docker + docker-compose	0.5 дн	0.5 дн	1 дн	#1-14
16	Деплой на VPS + тестирование	0.5 дн	1 дн	2 дн	#15
17	README, обработка ошибок, финальная шлифовка	0.5 дн	1 дн	1.5 дн	#16
	ИТОГО	8 дн	13 дн	22 дн

18.2. Диаграмма Ганта

[Diagram]

18.3. Сводка по фазам

Фаза	Задачи	Оптим.	Реалист.	Даты (реалист.)
1. MVP	#1-7	3 дн	5 дн	24.03 – 28.03
2. Управление	#8-12	2 дн	3 дн	31.03 – 02.04
3. Напоминания	#13-14	1 дн	2 дн	03.04 – 04.04
4. Шлифовка	#15-17	2 дн	3 дн	07.04 – 09.04
Итого	17 задач	8 дн	13 дн	24.03 – 09.04

19. Подводные камни и решения

[!CAUTION]

Сотрудник должен первым написать боту

Telegram Bot API запрещает отправку сообщений пользователям, которые не начали диалог с ботом. Каждый сотрудник обязан написать /start.

Решение: При добавлении сотрудника генерируется ссылка-приглашение, которую руководитель пересылает.

[!WARNING]

Нечёткое сопоставление имён

В голосовом руководитель может назвать «Серёга», «Сергей», «Иванов». GPT-4o может ошибиться.

Решение: Хранение вариантов имени (name_aliases) + передача полного списка имён в контекст GPT.

[!WARNING]

Длинные голосовые (5+ минут)

GPT-4o может «потерять» часть задач из длинной транскрипции.

Решение: Для длинных голосовых — разбивка текста. Всегда — подтверждение руководителем.

[!NOTE]

Firestore: составные индексы

Запросы с несколькими фильтрами требуют создания индекса. Firebase Console предложит ссылку — нужно просто кликнуть.

20. Ссылки на документацию

Ресурс	URL
python-telegram-bot v22.5	https://docs.python-telegram-bot.org/en/v22.5/
Telegram Bot API	https://core.telegram.org/bots/api
OpenAI Whisper API	https://platform.openai.com/docs/api-reference/audio/createTranscription
OpenAI Structured Outputs	https://platform.openai.com/docs/guides/structured-outputs
Google Firestore	https://cloud.google.com/python/docs/reference/firestore/latest
Firebase Console	https://console.firebase.google.com/

Техническое задание: AI Task Manager Bot

Версия для заказчика

1. Общее описание продукта

1.1. Расширенный роудмап: тонкости и подводные камни по каждому пункту

🎤 Пункт 1. Приём голосовых сообщений

📝 Пункт 2. Транскрипция голоса в текст

🧠 Пункт 3. Анализ текста и формулировка задач

📩 Пункт 4. Отправка задач сотрудникам

📊 Пункт 5. Интерфейс управления задачами

⏰ Пункт 6. Напоминания с настраиваемой периодичностью

📈 Пункт 7. Трекинг результатов

1.2. Интеграция с таск-трекером: визуальная доска задач

Сравнение вариантов

✅ Рекомендация: YouGile

Архитектура интеграции

Стратегия синхронизации

Маппинг колонок YouGile на статусы

Подводные камни интеграции

2. Роли пользователей

3. Выбор хранилища данных

Сравнительная таблица

✅ Рекомендация: Google Firestore

4. Стек технологий

5. Архитектура системы

Структура проекта

Диаграмма взаимодействия

6. Структура данных в Firestore

Коллекция employees

Коллекция tasks

Коллекция task_updates (история)

Схема связей

7. Настройка Google Firestore (одноразово)

8. Обработка голосовых сообщений

9. Парсинг задач через GPT-4o

10. Команды Telegram-бота

Руководитель

Сотрудник

11. Inline-клавиатуры

Подтверждение задачи (руководитель)

Управление статусом (сотрудник)

12. Система напоминаний

13. Пайплайн обработки голосового

14. Разграничение доступа

15. Конфигурация

Переменные окружения

16. Деплой

Локальный запуск

Docker (рекомендуется для продакшена)

Варианты хостинга

17. Экономика затрат на реализацию и поддержку

17.1. Единоразовые затраты на разработку

Сравнение AI-агентов для разработки

17.2. Бесплатные квоты сервисов

17.3. Ежемесячные расходы по сценариям

17.4. Сводная таблица

Оптимизация затрат

17.5. Когда Firestore станет платным?

18. Этапы разработки и план-график

18.1. Оценка трудозатрат по задачам

18.2. Диаграмма Ганта

18.3. Сводка по фазам

19. Подводные камни и решения

Сотрудник должен первым написать боту

Нечёткое сопоставление имён

Длинные голосовые (5+ минут)

Firestore: составные индексы

20. Ссылки на документацию

Коллекция `employees`

Коллекция `tasks`

Коллекция `task_updates` (история)